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En plena era digital, son muchas las empresas que se preguntan qué papeles o documentos deben tener digitalizados y cuales en papel. Aunque pueda parecer mentira, la digitalización no indica que el 100% de la documentación tenga que estar en digital. Una parte de esa documentación debería estar también registrada en papel. Si buscas información, te la mostramos a continuación. Así podrás tener todo lo que necesitas sin problemas.
Qué son los documentos de una empresa
Los documentos de empresa son textos importantes que contienen datos sensibles tanto de la empresa como de sus empleados, como contratos, documentos de identificación, currículums y nóminas. Es esencial gestionarlos correctamente para cumplir con las obligaciones legales y garantizar la integridad de la información.
La creación de estos documentos debe ser cuidadosa, asegurándose de que contengan toda la información necesaria de manera clara y precisa para su validez y comprensión. Además, deben protegerse para evitar alteraciones que comprometan su autenticidad.
Una vez creados, los documentos pueden almacenarse en formato físico o digital, asegurando su disponibilidad y accesibilidad para su consulta. Es crucial también garantizar su seguridad y evitar pérdidas o daños, utilizando un espacio de archivo adecuado.
El almacenamiento de documentos puede ser un desafío, especialmente cuando se utilizan métodos tradicionales como estanterías llenas de papel, lo que puede llevar a una gestión ineficiente y pérdida de tiempo. Por esta razón, existen software especializados en gestión de documentos de recursos humanos para facilitar este proceso.
Documentos de una empresa que debes conservar en papel
Cuando una empresa archiva documentos, está siguiendo de cerca sus procesos de gestión, las estrategias a largo plazo, la información del personal y los acuerdos entre empleados y la empresa. Es una tarea esencial que merece toda nuestra atención.
Es probable que si has trabajado con métodos de archivo tradicionales, te hayas enfrentado a imprecisiones y demoras debido a la gestión de una gran cantidad de papeleo. Para agilizar este proceso y mejorar la eficiencia, surgió el software de Recursos Humanos (RRHH).
Estas plataformas en línea están disponibles en dispositivos electrónicos como tu smartphone y simplifican la gestión de recursos humanos. Entre sus ventajas se encuentra la capacidad de organizar y archivar fácilmente toda la documentación de una empresa.
La digitalización ofrece cuatro beneficios importantes:
- Un espacio virtual único y centralizado que elimina la necesidad de estanterías llenas de polvo y carpetas pesadas.
- Una organización ordenada y eficiente con acceso rápido a la información para los empleados responsables.
- Mayor seguridad y protección de datos sensibles, ya que solo el personal autorizado puede acceder y modificarlos.
- Reducción de costos de impresión y archivado asociados con el papel.
Y aquí es cuando nos preguntamos, ¿qué documentos es necesario mantener en papel?
- Documentos legales: dentro de este rango es importante mantener en papel los contratos de los trabajadores, de arrendamiento, propiedades, comerciales… Realmente la documentación legal importante siempre debería tener al menos una copia en papel.
- Documentos financieros: de nuevo, la documentación financiera importante también debería tener una copia física para poderla consultar cuando se quiera sin la necesidad de internet.
- Documentos médicos: los documentos médicos importantes también se suele recomendar tener en formato papel.
- Documentos de recursos humanos críticos: en este apartado se suele recomendar tener en papel los formularios de contratación, documentos de beneficios de los trabajadores o incluido las tablillas de fichar de los trabajadores. Tener una copia física siempre viene bien para consultar datos con facilidad y cuando internet no está disponible.
- Documentos oficiales: los documentos que nos llegan a la empresa de manera oficial también se recomiendan tenerlos en papel. Por ejemplo, las notificaciones legales, es importante que estén guardadas en papel.
A la hora de imprimir los documentos para la empresa, es recomendable hacerlos en papel de calidad para certificar que nos van a ofrecer la autonomía que buscamos. Un papel de calidad nos asegurará de que el documento impreso va a durar mucho tiempo y no se va a perder con los años. En Dical.es podrás encontrar papel de colores con los cuales te será más fácil imprimir los documentos de la empresa y mantenerlo todo bien ordenado. Los colores son una gran opción a la hora de tener el archivo ordenado.
Con todo esto, queremos que tengas claro que los documentos digitalizados son una gran opción, no solo porque no ocupan espacio, sino porque se pueden consultar en cualquier sitio. Pero a pesar de que la digitalización es importante para las empresas, los documentos en papel todavía siguen siendo importantes. No lo dudes, apuesta por un papel de calidad y así conseguirás un buen archivo para tu empresa.
Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa
Con el paso de los años las empresas se dan cuenta de que la documentación que tienen que guardar cada vez es mayor y en consecuencia surge esta pregunta. El objetivo es reducir el archivo y así guardar la documentación que realmente es necesaria por ley.
Documentación Médica y de Seguridad
La salud y seguridad de tus empleados son prioritarias. Es crucial mantener registros médicos y de seguridad ocupacional de acuerdo con las regulaciones específicas. Esto incluye plazos definidos para la conservación de registros médicos y registros de incidentes de seguridad en el lugar de trabajo. Estos documentos deben manejarse con cuidado y estar disponibles para cumplir con las normativas de privacidad y seguridad laboral.
Gestión de Recursos Humanos
La documentación relacionada con el personal es crucial para el funcionamiento fluido de tu empresa. Desde formularios de contratación hasta registros de tiempo y asistencia, estos documentos deben mantenerse en orden. Por lo general, se conservan mientras el empleado esté activo, más un período adicional después de su terminación. No obstante, estos plazos pueden variar según las leyes laborales locales y las políticas internas de tu empresa.
Documentos Legales y Contratos
Los documentos legales son pilares para la seguridad de tu empresa. Contratos, acuerdos, escrituras y licencias son esenciales para proteger tus intereses comerciales. A menudo, necesitarás conservarlos durante períodos prolongados, incluso más allá de la duración del contrato en sí. Esto asegura que puedas defender los intereses de tu empresa en caso de futuras disputas legales.
Documentación Financiera
Es fundamental mantener tus registros financieros en orden. Esto incluye estados financieros, facturas, recibos y registros de impuestos. Se aconseja conservarlos durante al menos 7 años para cumplir con los plazos de prescripción fiscal. Sin embargo, ten en cuenta que este período puede variar según las leyes tributarias locales.
Para poderte dar una fecha exacta, tenemos que tener claro qué tipo de documento es y la normativa. Dependiendo de cada caso, el tiempo de guardado deberá ser mayor o menor.