Funciones de un auxiliar contable

Aunque para muchos el cargo de auxiliar contable puede no ser tan relevante debido a que no ejerce funciones directivas, la verdad es que estos profesionales son de vital importancia para el correcto manejo de las finanzas de cualquier compañía.

Esto se debe principalmente a que funciones tan básicas como la actualización de los libros contables ejercen una influencia importante en la toma de decisiones oportunas para el crecimiento económico de las instituciones.

Si quieres saber más al respecto, no puedes perderte este completo análisis en el que mencionaremos todas y cada una de las funciones de un auxiliar contable, así que no perdamos más tiempo y ¡vamos allá!

Principales funciones de un auxiliar contable

Como sabrás, el departamento de finanzas de cada compañía juega un papel fundamental en el éxito y crecimiento empresarial de la misma, y para lograrlo, es necesario que cada empleado cumpla a cabalidad con cada una de sus funciones.

Entre estos empleados, podemos decir que el auxiliar contable desempeña responsabilidades de gran relevancia tales como:

Verificación de saldos

Esta función consiste en la supervisión y el seguimiento de todos los gastos realizados por cada uno de los departamentos de la compañía, a fin de corroborar que se cumplan las planificaciones económicas  y los presupuestos establecidos.

Elaboración de facturas

Estos profesionales, también están encargados de elaborar y llevar un control de las facturas emitidas con la finalidad de llevar a cabo procesos como: los balances financieros, conciliaciones bancarias y la emisión de recibos contables.

Elaboración de balances

Muchos creen que los balances de ganancias y pérdidas  son elaborados de primera mano por los gerentes de finanzas de cada organización y si bien estos profesionales están encargados de verificar que se elaboren correctamente, son en realidad los asistentes contables quienes los elaboran.

Esta responsabilidad también implica la preparación de informes financieros de forma periódica con la finalidad de que el resto de los líderes de la compañía conozcan la ejecución del plan económico de la misma.

Estos profesionales, también están encargados de elaborar y llevar un control de las facturas emitidas con la finalidad de llevar a cabo procesos como: los balances financieros, conciliaciones bancarias y la emisión de recibos contables.

Funciones de un auxiliar contable y administrativo

También conocidos como asistentes administrativos, estos profesionales de las finanzas cumplen funciones ligeramente diferentes a las que hemos mencionado anteriormente.

Participa en la elaboración del plan financiero

El plan o proyecto financiero anual de cada compañía comprende una serie de parámetros minuciosamente diseñados para el aprovechamiento y la sabia inversión de los recursos existentes a fin de encaminar a la compañía hacia el crecimiento.

Aunque estos planes son diseñados principalmente por los gerentes financieros, las auxiliares contables y administrativos, tienen la responsabilidad de participar en el proceso.

Realiza el seguimiento de los pagos

Para comprobar que todos los procesos se ejecuten oportunamente, los auxiliares contables y administrativos deben hacer un seguimiento exhaustivo de los pagos que se realizan, garantizando así la continuidad de los procesos llevados a cabo en la compañía.

Hace seguimiento a las órdenes de compras 

En algunos casos, estos auxiliares también deben velar por la correcta ejecución de las órdenes de compra y la recepción de la mercancía solicitada, a fin de garantizar que se cumplan las metas presupuestadas.

Realiza y liquida las planillas de impuestos

El pago de los impuestos es otra de las funciones imprescindibles que no pueden pasar por alto estos auxiliares, dado que un error en este sentido puede acarrear graves multas a la empresa o institución.

Funciones de un auxiliar contable y financiero

Se trata de otro de los perfiles administrativos de gran demanda en el mercado laboral, y es que cada una de sus funciones coadyuvan al crecimiento económico de las empresas. Dichas funciones son las siguientes:

Clasificación de la información financiera

Los auxiliares financieros están debidamente formados para recopilar y organizar debidamente toda la información financiera de las instituciones, a fin de que la misma esté preparada ante posibles auditorías o rendiciones de cuentas.

Presentación de informes financieros

Al igual que en los dos casos anteriores, el auxiliar contable y financiero está en la obligación de elaborar y analizar los informes financieros de la compañía para mantener informado a sus superiores.

Gestión de Inventarios

En muchos casos, estos ejecutivos también deben cumplir funciones relacionadas con la elaboración, actualización o verificación del inventario, la cual es una tarea bastante ardua e importante en cada compañía.

Gestionar las cuentas por cobrar y por pagar

Como imaginarás, este apartado es uno de los más valiosos, dado que garantiza el correcto funcionamiento de la compañía a partir de una buena relación con sus proveedores y clientes.

En muchos casos, estos ejecutivos también deben cumplir funciones relacionadas con la elaboración, actualización o verificación del inventario, la cual es una tarea bastante ardua e importante en cada compañía.

Funciones de una secretaria de un auxiliar contable

En muchas ocasiones, debido a la amplia lista de responsabilidades que cumplen los auxiliares contables, estos requieren el apoyo de al menos una secretaria que le ayude a agilizar ciertos procesos, como son los siguientes:

Mantiene actualizado el archivo de la unidad

Las secretarias de los auxiliares contables están debidamente capacitadas para mantener en completo orden todos los archivos asociados al departamento de finanzas, actualizándolos periódicamente de acuerdo a los requerimientos de sus superiores.

Atiende a los clientes

La interacción también es necesaria dentro de cualquier compañía y estas secretarias deben estar en constante comunicación con los clientes y proveedores a través de correos electrónicos o llamadas para garantizar la fluidez de la información.

Elabora solicitud de cotizaciones

Una vez que se cuente con la selección de los proveedores, las secretarias cuentan con pleno conocimiento para elaborar las solicitudes de cotización en las que se anexa una lista de los artículos o materiales requeridos con sus debidas cantidades.

Otras tareas administrativas

En este apartado entran funciones como el archivo de todo tipo de documentos, la elaboración de fotocopias, redacción de correspondencia interna y externa, registro de actas de reuniones, entre otras.