¿Qué son las reuniones Kick Off y para qué sirven?

Cuando se va a iniciar un nuevo proyecto empresarial o de emprendimiento, es clave que todos los involucrados en el mismo conozcan sus objetivos y lo que se espera lograr. Por esto, se hace una reunión inicial a fin de presentar el mismo a todas las personas que van a participar y así poder conocer sus opiniones.

Estas reuniones son conocidas en el mundo empresarial como “Kick Off”, un término tomado del fútbol americano que se refiere a la patada inicial. Las Kick Off son fundamentales para garantizar el éxito de un proyecto y por tanto se deben planificar con mucho cuidado.

Tanto si eres el gerente del departamento o sección que va a coordinar un nuevo proyecto como si eres un emprendedor independiente, esta reunión de inicio es de gran importancia. Por tanto, conoce la forma más adecuada de prepararla así como los beneficios que te puede brindar.

¿Qué es un Kick Off?

Esta es la reunión inicial para presentar una nueva idea o proyecto, donde se muestra lo que se quiere lograr con el mismo. Además, en un Kick Off cada uno de los participantes podrá conocer la función que cumplirá dentro del proyecto.

Se busca que todo el equipo que va a intervenir en el proyecto, tenga claro lo que se busca y su papel en el mismo. Así, se evitan errores debido a fallas de comunicación y también es posible conocer la opinión de cada uno de los miembros del equipo.

Al realizar las reuniones Kick Off, el director del proyecto muestra su liderazgo, además que se involucra al equipo a fin de que tengan sentido de pertenencia. Igualmente, se busca que todos los departamentos que tendrán un papel en el proyecto, se sientan involucrados y puedan expresar sus ideas.

¿Cómo preparar una reunión Kick Off?

Al momento de planificar tu reunión de inicio de proyecto, debes tomar en cuenta diversos factores a fin de lograr los mejores resultados. A continuación te presentamos algunas sugerencias sobre cómo preparar un Kick Off:

Elige las personas que van a asistir a la reunión

Lo más conveniente es hacer este tipo de reuniones de forma presencial, aunque se puede organizar en un entorno virtual según las circunstancias. En cualquier caso, debes definir claramente las personas clave que deben conocer el proyecto para lograr una implementación exitosa.

Al tener muchas personas involucradas, puede ser difícil manejar las intervenciones y la reunión puede tornarse inefectiva. En caso de que intervengan varios departamentos, lo ideal es convocar a los gerentes de cada uno así como aquellos que van a tener una participación resaltante en el proyecto.

Define el lugar y la fecha

Para lograr el mayor éxito posible en la reunión, se debe realizar en el momento que sea más conveniente para todos los participantes. Asimismo, si es presencial, es clave seleccionar un lugar adecuado para todos.

Una buena estrategia para definir estos aspectos, es realizar una encuesta entre los participantes y así ayudarte a seleccionar la mejor fecha y lugar. En este sentido, lo más conveniente es ofrecer varias opciones que te permitan manejar de manera eficiente la organización de la reunión.

Presenta una agenda

Debes planificar cada aspecto de la reunión a fin de que no queden cabos sueltos y se cubran todos los aspectos asociados al proyecto. Para esto, debes definir los objetivos que quieres lograr en esta reunión y los pasos a seguir para alcanzarlos:

  • En primer lugar, debes hacer una presentación clara del proyecto indicando por qué se hace, las necesidades de negocios o del consumidor que puede satisfacer y sus objetivos.
  • El cliente o su representante también puede hacer una pequeña exposición de lo que quieren conseguir con el desarrollo del proyecto.
  • Define los temas que se van a tratar durante la reunión como los objetivos, alcances y riesgos del proyecto, entre otros.
  • Planifica los tiempos de intervención de todos los participantes en la reunión, a fin de que puedan expresar sus opiniones sobre el diseño y factibilidad del proyecto.
  • Promueve la participación de todas las personas en la reunión a fin de que puedan expresar sus ideas y aportes al proyecto.

Haz una reunión previa con el cliente y tu equipo cercano

Una vez que has definido tu agenda para el Kick Off, preséntala al cliente y muéstrate abierto a realizar modificaciones. Es muy importante que el cliente se sienta identificado con la propuesta y participe de forma activa en la reunión, a fin de lograr una mayor identificación con el proyecto.

Asimismo, es conveniente que en esta reunión previa participe tu equipo más cercano que va a participar en la organización y dirección del Kick Off. De esta forma, estarán al tanto de cualquier cambio o sugerencia del cliente.

Maneja la logística de la reunión

Muchas veces una reunión puede fracasar porque algunos aspectos del funcionamiento logístico fallan. Así, garantiza que se prueben con anterioridad los equipos audiovisuales que se utilizarán así como las conexiones a internet y el uso de plataformas para reuniones virtuales.

Al momento de iniciar la reunión, cada participante debe contar con el material que requerirá para su participación así como la agenda para seguirla con facilidad. No olvides que deben estar disponibles refrigerios y bebidas para que las personas se encuentren cómodas en todo momento.

Define responsabilidades

Como gerente principal del proyecto, vas a contar con un equipo de trabajo cercano en el que vas a delegar distintas responsabilidades. Estas personas pueden asumir un papel principal en el desarrollo del Kick Off, por ejemplo presentando la parte del proyecto que van a dirigir.

Igualmente, cada una de las personas involucradas en la organización y desarrollo de la reunión deben tener sus tareas claramente definidas. De esta forma, se logrará que la reunión sea fluida y los participantes puedan concentrarse en entender el proyecto.

Realiza un cierre adecuado

Al finalizar la reunión es importante que realices un cierre donde presentes las conclusiones más importantes que se han alcanzado. Además, deja un espacio para aclarar cualquier duda que todavía pueda existir entre los participantes.

Una buena estrategia puede ser dar un mensaje de cierre, donde incentives a tu equipo a dar lo mejor de sí para el desarrollo del proyecto. Es un buen momento para mostrar tu liderazgo, que los miembros del equipo se sientan partícipes directos y así estimularlos a mejorar su productividad y rendimiento.

Levanta un acta

Luego de terminada la reunión es de gran importancia que se levante un acta con las conclusiones y acuerdos más importantes que se alcanzaron. Esto te servirá como documento de trabajo a fin de hacer los cambios que pueden resultar positivos para el éxito del proyecto.

Haz llegar una copia de esta acta tanto al cliente como a los coordinadores de las distintas fases del proyecto. Así lograrás una comunicación mucho más fluida y que todos los involucrados manejen la misma información.

Ventajas de las reuniones Kick Off

Realizar una reunión de inicio de proyecto bien planificada puede ser la diferencia entre el éxito y fracaso del mismo. Entre algunos de los beneficios que se obtienen de las reuniones Kick Off están:

  • Se da refuerzo al liderazgo del gerente y otros coordinadores del proyecto frente a su equipo de trabajo.
  • Permite que los diferentes departamentos participantes dentro de la empresa se integren y así aprovechar mejor las potencialidades de cada uno en el desarrollo del proyecto.
  • Se logra la motivación del equipo de trabajo al sentir que sus opiniones son tomadas en cuenta y por su conocimiento de los objetivos así como alcance del proyecto.
  • El cliente puede alinear sus intereses con el potencial que puede ofrecerle la empresa a fin de lograr satisfacer sus deseos y demandas.
  • Es un buen momento para presentar las credenciales profesionales del equipo de trabajo al cliente y de esta manera generar una mayor confianza en este.
  • Se logra que los miembros del equipo comprendan con claridad los alcances así como resultados esperados en el proyecto.
  • Al conocer las credenciales de cada participante, es posible aprovechar de forma más eficiente sus potencialidades y que desarrolle las tareas para las que están más calificados.

Tipos de reuniones trabajo

Un gerente debe tener una comunicación fluida con su equipo de trabajo y la forma más eficiente de hacerlo es mediante reuniones de trabajo. Para que las mismas sean exitosas, la clave es diseñarlas para discutir temas específicos que sean de interés para el mejor funcionamiento y rendimiento del equipo.

Entre los tipos de reuniones más comunes que debes tener con tu equipo de trabajo, están:

Para toma de decisiones

Cuando se requiere hacer cambios importantes en la ejecución de un proyecto o en departamento, lo más adecuado es tomar estas decisiones en equipo. Así todos los participantes pueden emitir su opinión y analizar los pros y contras de cada decisión que se tome y lograr el cambio más adecuado para alcanzar las metas propuestas.

De innovación o creativas

Uno de los aspectos más relevantes en cualquier departamento o empresa es la innovación, que es la que puede hacer crecer o expandir el negocio. Se trata de que los miembros del equipo utilicen una estrategia de lluvia de ideas que sean discutidas por todos.

Para este tipo de reuniones todos los participantes deben conocer de antemano el objetivo de la misma, a fin de que tengan tiempo de preparar sus ideas. En algunos casos es conveniente que lleven bocetos o esquemas prediseñados, que serán discutidos por el equipo.

Informativas

Se deben hacer de forma regular a fin de que todos los miembros del equipo manejen la misma información en cuanto al desempeño del departamento o desarrollo del proyecto. Igualmente, pueden tener elementos formativos que mejoren la capacitación del equipo y se refleje en un mayor rendimiento.

Para creación de equipos

Al momento de iniciar un nuevo proyecto o cuando se hacen cambios importantes en un departamento, es necesario crear nuevos equipos de trabajo. Se invita a participar a todas las personas que se quiere integren el equipo y se utilizan estrategias para integrarlos y que se vuelvan una unidad de trabajo eficiente.

Para resolución de conflictos

Cuando en un proyecto o departamento se presentan conflictos o problemas, es importante intentar resolverlos en equipo. Se debe enfocar la reunión en plantear el problema concreto y promover la participación de todos los miembros del equipo en la búsqueda de soluciones factibles.