La comunicación interna en la empresa: importancia y cómo mejorarla

Cada vez más, las empresas toman conciencia de que uno de sus principales activos es su talento humano. Por tanto, se deben hacer esfuerzos a fin de mantener a los empleados motivados y comprometidos con objetivos de la organización.

Una de las formas más eficientes de lograr esto, es mantener una buena comunicación interna entre la empresa y la plantilla. De esta forma, se logra que los empleados conozcan el funcionamiento y los objetivos de la empresa a la vez que la organización escucha las inquietudes de sus trabajadores.

Algunos empresarios no dan gran importancia a la comunicación interna y consideran que no merece la pena invertir en este ámbito. No obstante, cada vez es más evidente que la motivación y bienestar de los empleados así como su grado de compromiso, puede ser el factor clave para lograr empresas altamente competitivas y exitosas.

Es por esto, que debes invertir en desarrollar un adecuado plan de comunicación interna que permite un flujo de información ágil a todos los niveles de la organización. Para lograrlo, debes tener claro cuáles son las funciones y características de una adecuada comunicación interna.

¿Qué es la comunicación interna en la empresa?

Está referida a la forma en que fluye la información dentro de la organización, es decir, como la empresa se comunica con sus empleados. La misma está integrada por todos los mecanismos y herramientas que se utilizan para que la información se mueva desde y entre los empleados y la empresa.

La comunicación interna tiene cada vez más importancia en las organizaciones empresariales, debido a la necesidad de que sus empleados estén informados sobre todas sus políticas. La misma se desarrolla en todos los niveles de organización de la empresa y debe fluir en todos los sentidos, a fin de ser más efectiva.

Características de la comunicación interna

Para que la comunicación interna alcance a todos los miembros de una empresa y logre sus objetivos, debe tener una serie de características. Dentro de estas, las más importantes son las siguientes:

  • Se deben brindar mensajes claros y precisos que no generen confusión en el receptor. La intención es que la información brindada, pueda ser comprendida con facilidad.
  • La forma en que se transmite el mensaje debe ser sencilla y utilizar los medios que sean más económicos, garantizando que la información llega de manera adecuada.
  • Hay que utilizar los canales disponibles o dispuestos por la organización para la transmisión del mensaje. Además, se deben usar los medios adecuados para hacer llegar la información con relación al nivel de organización en que el receptor se encuentra en la empresa.
  • El mensaje debe ser llamativo a fin de que ganar la atención del receptor, para que la información sea recibida y analizada adecuadamente.
  • Hay que evitar la transmisión de información innecesaria que pueda ser confusa al receptor.
  • La frecuencia de los mensajes internos estará asociada al tipo de información que se quiere transmitir. Hay información que se debe enviar diariamente, mientras que otra en momentos puntuales, como por ejemplo, un manual de uso de un equipo.
  • El alcance de este tipo de comunicación es limitado, ya que solo va a transmitirse la información al interior de la organización empresarial.

Funciones de la comunicación interna

Cuando se desarrolla un plan de comunicación interna, se busca que cumpla con unas funciones específicas que ayudarán a un mayor compromiso y motivación de los empleados. Algunas de estas funciones, son:

Compartir información

La función principal de la comunicación interna es que la información fluya entre la gerencia y los empleados. Asimismo, mejorar el intercambio de información entre las distintas áreas o departamentos dentro de la organización.

La información que se comparte, debe ser útil a fin de ayudar a los empleados a tener un mejor desempeño en su ámbito laboral. En este sentido, se deben desarrollar mecanismos de comunicación directa así como áreas donde se almacene información que el empleado pueda consultar en cualquier momento.

Definir la cultura y principios de la empresa

Se busca que toda la plantilla tenga la información correcta y precisa disponible, así como conocer los valores y objetivos de la organización. La comunicación interna debe encargarse de transmitir los mensajes y enfoques más importantes para la empresa.

Así, si una empresa se enfoca principalmente en el logro de sus objetivos, la información debe ser principalmente sobre cuáles son estos y cómo alcanzarlos. En caso de tener un enfoque más inclusivo y de mayor participación, la comunicación interna debe transmitir esta forma de organización laboral.

Mantener informados a los empleados en cualquier situación

La comunicación interna debe ser dinámica y brindar información tanto en circunstancias normales como en momentos excepcionales. Cuando se presentan inconvenientes de distinta naturaleza, una buena comunicación interna va a dar tranquilidad a los trabajadores.

Por ejemplo, si ocurre alguna contingencia que no permita asistir al puesto de trabajo, los mecanismos y canales de comunicación interna deben informar a los trabajadores sobre los pasos a seguir. Igualmente, si se presenta un conflicto general se deben dar las pautas a seguir por parte de los empleados.

Permitir que los empleados puedan expresarse

La comunicación interna debe garantizar el flujo de información en todos los sentidos, a fin de dar voz a los trabajadores. Por tanto, se debe contar con mecanismos que les permiten expresar sus dudas o inquietudes.

Igualmente, es importante facilitar canales de comunicación para que los empleados expresen ideas innovadores que puedan llegar hasta los niveles de toma de decisión. De esta forma, el trabajador se va a sentir mucho más comprometido con los objetivos de la empresa.

Medios de comunicación interna en una empresa

A fin de mantener a todo el personal informado de las actividades y objetivos dentro de la empresa, se pueden utilizar distintos medios. Entre estos, destacan los siguientes:

Reuniones

Esta es la forma más tradicional de comunicación interna, las cuales se pueden organizar a distintos niveles y con diferentes personas. Desde reuniones donde el tren ejecutivo presenta los objetivos y retos de la empresa hasta aquellas realizadas por un grupo de trabajo para discutir estrategias.

Eventos especiales

Un buen medio de comunicación es realizar eventos o encuentros especiales tanto para un equipo de trabajo como la plantilla en general. Entre otros son comunes los eventos tipo kick off para hacer la presentación de un proyecto y que todos los integrantes del equipo conozcan los objetivos y resultados esperados.

Asimismo, se pueden hacer eventos formativos tipo seminario donde participe un importante número de empleados. Estos pueden tener como objetivo explicar una nueva estrategia de mercadeo o cambios en procesos dentro de la empresa.

Videoconferencias

Es posible organizar presentaciones para diversos empleados de forma remota, mediante distintas plataformas que permiten hacer videoconferencias. Esto tiene la ventaja de que las personas no tienen que estar en el mismo espacio físico, se puede compartir información con respecto a nuevas políticas o proyectos y es posible interactuar con el expositor

Boletines informativos

Los mismos pueden ser de frecuencia semanal, mensual, trimestral u otra y allí brindar información de interés para los trabajadores. Por ejemplo, noticias sobre los resultados obtenidos por la empresa, nuevas políticas de estímulo a los empleados o cambios en horarios, entre otros.

Circulares

Son documentos con información formal sobre algún caso particular o general, que se envía a todos los departamentos. Así, se puede utilizar para informar a todo el personal de las fechas en que iniciarán y concluirán las vacaciones colectivas.

Carteleras informativas

Son tablones colocados en lugares bastante visibles y con mucha circulación de empleados, donde se presenta de forma gráfica información de interés. Por ejemplo, políticas con respecto a los descansos en la oficina o áreas adecuadas para fumar.

Correo electrónico

Lo más conveniente es crear un correo institucional a cada empleado, que será el medio utilizado para enviar y recibir información oficial de la empresa. Esta es una de las maneras más económicas y efectivas de mejorar la comunicación interna.

Manuales

En los mismos se recoge información básica para que el empleado tenga un mejor funcionamiento y conozca los lineamientos a seguir. Por ejemplo, se pueden explicar los canales de comunicación entre los distintos departamentos y brindar información general de la empresa como sus objetivos, organigrama, historia, entre otros.

Intranet

En el mundo de hoy, la forma más efectiva de comunicación es mediante redes informáticas donde puede estar recogida una gran cantidad de información. La intranet de la empresa puede contener boletines, manuales, circulares así como tener canales de comunicación directa entre distintos niveles de organización así como de forma horizontal.

Tipos de comunicación interna

La comunicación interna ha sido clasificada por los niveles jerárquicos en que fluye la información dentro de la empresa. En este sentido, se reconocen tres tipos:

Comunicación descendente

Es la que se da desde los niveles más altos de la organización, por ejemplo la alta gerencia, hasta los empleados en otros niveles organizativos. En general, es unidireccional y se utiliza para dar instrucciones, informar sobre decisiones tomadas o explicar un cambio de política.

Comunicación ascendente

En este caso la información va desde los trabajadores hasta los gerentes o jefes de equipos de trabajo. Permite al empleado expresar su opinión sobre un tema en particular así como presentar nuevas ideas o sugerencias sobre procesos dentro de la organización. Su objetivo principal es servir como un canal de retroalimentación entre los trabajadores y sus jefes.

Comunicación horizontal

Es aquella que ocurre entre empleados que tienen un mismo nivel jerárquico dentro de la organización. Permite la comunicación entre distintos departamentos y suele ser mucho más cómoda, debido a que los participantes se sienten en igualdad de condiciones para comunicar cualquier información.

¿Cómo reforzar la comunicación interna de una empresa?

Como ya has podido apreciar, la comunicación interna puede ayudar a la empresa a mejorar su productividad y alcanzar sus objetivos. Por tanto, se debe intentar reforzarla para hacerla mucho más efectiva con acciones como:

1. Tener la información accesible: utiliza aquellas herramientas que permitan al empleado acceder a la información de manera sencilla. Así, puedes organizar la intranet por temas que faciliten que se encuentren fácilmente los documentos que se requieren, por ejemplo con pestañas de circulares, boletines informativos o manuales de usuario.

2. Facilitar la retroalimentación: esto es clave a fin de que el empleado se siente partícipe y tomado en cuenta. Para esto, se pueden crear canales informáticos donde se puedan dejar dudas, plantear algún conflicto o nuevas ideas que deben revisarse periódicamente y dar respuesta.

3. Promover y organizar eventos externos: es conveniente que los empleados pueden tener una relación más informal con los jefes o compañeros fuera del ambiente de la oficina. Por esto, una vez al año o de forma semestral se puede realizar algún evento donde se discutan los planes generales de la empresa.

4. Crear estructuras organizativas menos jerarquizadas: para que la información fluya con más facilidad, se deben eliminar niveles jerárquicos rígidos. Esto va a permitir que la comunicación sea más horizontal y por tanto mucho más efectiva.

¿Qué es un plan de comunicación interna?

Es un documento donde se recogen los lineamientos de la empresa en cuanto a la forma de gestionar el flujo de información dentro de la organización. El mismo se debe diseñar para lograr enviar un mensaje claro y unificado sobre la visión y objetivos de la empresa así como permitir un flujo de información bidireccional.

Para desarrollarlo es importante hacer un análisis exhaustivo del estado de la comunicación dentro de la organización. A partir de esto, identificar los objetivos que se quieren alcanzar y plantear las estrategias y acciones para lograrlo.

Además, se deben identificar claramente los responsables de llevar a cabo el plan, desarrollar los mensajes y difundirlos. Posteriormente, es clave hacer un seguimiento al plan a fin de determinar si se están logrando los objetivos planteados.