¿Qué es el hot desking? Ventajas y desventajas

Las empresas exitosas son capaces de adaptarse con rapidez a los cambios del entorno laboral así como de ahorrar costes para ser más productivas. En este sentido, uno de los principales gastos en muchos centros de trabajo es mantener un espacio de oficina con escritorios individuales para cada empleado.

Se considera que hasta un 54% de las empresas españolas tienen como prioridad reducir los costes de oficina a fin de mejorar su rentabilidad. Además, se ha comprobado que en la mayoría de los casos, se utiliza solo entre el 45 al 30% del espacio disponible en una oficina tradicional.

Es por esto que cada día más se buscan nuevas formas de organización del espacio que sean más flexibles y ayuden a mejorar la eficiencia. Por tanto, en los últimos años se ha disparado la demanda de los espacios de oficina compartidos conocidos como hot desking.

¿Qué es hot desking?

Esto consiste en que una mesa o escritorio de trabajo es compartido por distintos usuarios en diferentes días. De esta manera, en la oficina se acondicionan estaciones de trabajo que cuentan con todas las herramientas necesarias para realizar sus labores tales como internet, teléfono y equipos informáticos.

Por tanto, ningún empleado tiene un lugar de trabajo fijo y al llegar a la oficina debe solicitar un espacio libre para iniciar su jornada laboral. Este tipo de organización de los espacios de trabajo es muy adecuada cuando se cuenta con empleados de horario flexible o autónomos que cumplen labores particulares en la empresa solo unos días a la semana.

Las mesas de trabajo no contienen objetos personales y en muchos casos, el empleado trabaja con un ordenador portátil que lleva a casa luego del horario de trabajo. Estos escritorios pueden ser ocupados por personas de diferentes áreas, las cuales cumplen funciones diversas en la empresa.

Origen de hot desking

Se estima que esta forma de organización del espacio de trabajo surgió a finales de la década de los 80 y principios de los 90 del siglo XX. El término deriva de la práctica hot ranking de la marina, en el que varios marineros compartían una litera para descansar por turnos.

De esta forma se aprovechaba de forma más eficiente el poco espacio disponible en los barcos y submarinos. De ahí, muchas grandes empresas han venido tomando esta idea como una forma de optimizar el uso de los recursos y reducir el coste en la oficina.

El hot desking ha venido creciendo de la mano del desarrollo de nuevas tecnologías como el uso de dispositivos electrónicos portátiles. De esta forma, cada empleado lleva consigo la información necesaria para cumplir sus tareas mientras se encuentra en la oficina.

Este tipo de organización del espacio de trabajo se ha implementado en grandes empresas como Siemens o Microsoft. Se considera muy adecuado para compañías que tienen un gran número de agentes comerciales que desarrollan gran parte de sus labores fuera de la oficina.

Hot desking: ventajas y desventajas

El hot desking ha llegado para quedarse y se estima un crecimiento de esta forma de organización del espacio de trabajo en un 45% para los próximos años. En España aún no está muy extendido, debido a que es uno de los países europeos con menor flexibilidad laboral.

No obstante, la tendencia irá creciendo porque cada vez más se implementan formas de trabajo a distancia y las empresas sigan buscando reducir los costes de bienes raíces. Por tanto, es conveniente conocer las ventajas y desventajas que ofrece el hot desking:

Ventajas

El aprovechamiento más eficiente del espacio es una de las principales razones para la implementación del hot desking en una empresa. Además, esto puede tener otros beneficios como:

  1. Ahorro de costes: al tener menor número de escritorios en la oficina, se estima que los costes se pueden reducir hasta en un 30%. Además, es posible trasladarse a espacios más pequeños con una importante reducción en el pago de alquileres.
  2. Diversificación del ambiente de trabajo: algunas personas requieren cambiar su perspectiva de trabajo a fin de mejorar su creatividad. Poder elegir un sitio diferente para trabajar cada día puede contribuir a que los empleados caigan menos en la rutina y se sientan mucho más motivados.
  3. Ayuda mejorar las relaciones sociales y la colaboración: al cambiar cada día de sitio de trabajo, los compañeros cercanos serán personas distintas que trabajan en diferentes departamentos. Esto puede ayudar a los empleados a tener una visión mucho más clara de la empresa y establecer colaboraciones con diferentes profesionales.
  4. Mayor orden en el espacio de trabajo: como cada día el escritorio es ordenado y despejado por cada empleado, no se acumulan objetos y documentos innecesarios. Esto contribuye a mejorar la concentración de las personas así como la productividad al no tener elementos distractores a su alrededor.
  5. Mejor aprovechamiento de las áreas de oficina: se reduce el espacio efectivo necesario para las mesas de trabajo hasta en un 50% en muchos casos. Además, según la movilidad del mobiliario se puede adaptar el espacio para diversos eventos sociales en la oficina, sin tener que desplazar objetos personales de los empleados.

Desventajas

Aunque el hot desking es una tendencia creciente, no necesariamente es la mejor solución para todas las empresas. Asimismo, se pueden presentar algunos inconvenientes relacionados con la personalidad de cada empleado y uso de la tecnología como:

  1. Falta de estabilidad: no todas las personas se adaptan bien a los cambios constantes y se ha visto que el hot desking es preferido por empleados más jóvenes. Los de mayor edad no se sienten cómodos teniendo que cambiar de ambiente cada día así como llevando sus equipos y artículos de oficina de un lugar a otro.
  2. Dificultad para conseguir un sitio de trabajo: en muchos casos los empleados prefieren ciertos lugares de trabajo por su ubicación o cercanía a otros servicios. Esto puede generar estrés al no saber si se tiene la posibilidad de seleccionar el espacio de su preferencia.
  3. Problemas en la distribución de espacios: es necesario contar con espacios totalmente ergonómicos, que se adapten a distintas necesidades físicas de los empleados. De no ser así, aquellos con algún problema de salud podrán verse afectados y aumentar al absentismo laboral.
  4. Ambiente laboral más impersonal: al no disponer de un espacio fijo, el empleado no puede personalizar su entorno laboral y por tanto sentirse más desconectado. Asimismo, aunque se conocen más personas, estas relaciones suelen ser más superficiales que cuando siempre se tiene un mismo compañero.
  5. Manejo de la tecnología: al diseñar un espacio de trabajo hot desking, la empresa debe considerar aspectos como el tipo de conexiones que tendrá cada estación de trabajo. Además, hay que definir si se utilizarán ordenadores de escritorio o se entregará a cada empleado un ordenador portátil.

Diferencia entre hot desking y coworking

El coworking está referido a espacios de oficina que se acondicionan para ser utilizados por profesionales de distintas áreas. Por lo general, son muy útiles para autónomos o emprendedores que no tienen una oficina fija y pueden compartir el espacio laboral con otras personas de distintas empresas.

Este tipo de espacios laborales tienen un gestor que se encarga de su organización y tiene diferentes modalidades. Puedes desde seleccionar un espacio móvil al que llevas tus equipos informáticos y herramientas de trabajo hasta contratar un espacio fijo.

En los centros de coworking se brindan diversos servicios como zonas de trabajo equipadas, salas de reuniones, áreas de descanso y hasta servicios de impresión. Actualmente, muchas corporaciones también han comenzado a utilizar estos espacios de trabajo compartidos.

Los coworking ofrecen numerosas ventajas, porque la persona dispone de un espacio de trabajo y áreas donde realizar reuniones o recibir clientes de forma privada. El coste mensual de un espacio coworker está alrededor de los 200 euros mensuales y ofrece una serie de servicios asociados.

Principales diferencias

Como se puede apreciar, la principal diferencia entre el hot desking y el coworking, es que el primero son espacios de trabajo compartidos gestionados por una empresa. Por su parte, un coworking es un servicio externo que es utilizado tanto por autónomo como por empleados de varias empresas.

En el hot desking, la empresa asume los costes de la organización y equipamiento de los espacios de trabajo para sus empleados. En el coworking una empresa externa ofrece el servicio y se encarga de ofrecer espacios de trabajo equipados así como áreas comunes.

Cuando se utiliza un espacio de coworking, la persona o empresa puede solicitar un espacio de trabajo especialmente adaptado a sus necesidades particulares. En los hot desking, las estaciones de trabajo tienen una organización estándar para todos los trabajadores.

El hot desking busca optimizar el uso del espacio de oficina y por tanto se planifica su ocupación para trabajadores con diferentes horarios. Por su parte, en el coworking puedes disponer de un espacio de trabajo privado las 24 horas del día.

En general, los espacios de coworking ofrecen mejores servicios como conexión a internet rápida y actualización permanente de los espacios de trabajo. Para el hot desking, la empresa debe hacer una inversión para el acondicionamiento de las estaciones de trabajo compartidas.

Los centros dedicados al coworking suelen organizar talleres, reuniones o conferencias que promueven la formación de redes o colaboración entre los distintos coworkers. Los espacios hot desking se encargan solo en prestar al empleado un lugar adecuado para realizar sus tareas.

El concepto de coworking es mucho más integral, flexible y brinda diversas opciones a autónomos y empresas que desean un ambiente de trabajo colaborativo. Los hot desking están enfocados principalmente a un uso más eficiente del espacio y la reducción de costes a las empresas.