Smart Working: qué es y cómo implementarlo con éxito en tu empresa

El concepto smart working se ha hecho un hueco en el vocabulario empresarial de un tiempo a esta parte, pues se ha asentado como un nuevo modelo de trabajo que cada vez más empresas valoran para su compañía, si bien todavía no está en auge. Normalmente, cuando escuchamos el término smart working lo relacionamos de forma inmediata con el teletrabajo, un sistema cuya popularidad sí se ha incrementado considerablemente durante los últimos meses debido a su necesidad durante la pandemia, y que, tras ella, muchas empresas siguen realizando con éxito. Ciertamente, el smart working parte del teletrabajo, pero tiene muchas más implicaciones que este, pues se trata de una filosofía en sí misma y no únicamente de una metodología.

En este artículo analizamos qué es el smart working, cuáles son sus ventajas y sus desventajas, y qué debes saber para implementarlo con éxito en tu empresa y mejorar así no solo la calidad de vida de tus empleados sino, también, su productividad.

Qué es smart working

Para entender esta fórmula de gestión empresarial es preciso saber qué significa smart working. Se trata de un término en inglés que significa «trabajo inteligente», en sintonía con el lema «no trabajes más, trabaja mejor». El objetivo es dar con una metodología de trabajo que no se centre únicamente en el tiempo trabajado, si no en la eficiencia de dicho tiempo.

Al hablar de smart working hablamos de una filosofía laboral basada en la autonomía del trabajador. Esto implica darle al trabajador todas las herramientas y recursos necesarios para que realice el trabajo de forma autónoma. Es decir: se busca que el empleado sea capaz de alcanzar los objetivos de la empresa con un nivel de independencia mayor.

Para que la aplicación del smart working tenga éxito es necesario que la empresa apueste por la digitalización completa de sus recursos, pues solo de este modo los empleados pueden tener pleno acceso a las herramientas que precisan para desarrollar su función a distancia.

Una de las características principales del smart working es que, pese a tratarse de teletrabajo, este no ha de realizarse exclusivamente en casa, como suele realizarse el teletrabajo tradicional. La independencia que implica esta metodología incluye libertad y movilidad para el empleado, lo que se traduce en que este puede realizar el trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto se debe a que el smart working mide la eficiencia en el cumplimiento de objetivos, no únicamente en el tiempo trabajado por el empleado.

Se trata, pues, de una forma de gestión laboral que parte del trabajo a distancia y cuyos pilares son la flexibilidad horaria, la libertad de movilidad y el uso imprescindible de las nuevas tecnologías, incluyendo especialmente todo aquello relacionado con la digitalización de herramientas y el almacenamiento en la nube.

Smart working, ventajas y desventajas

El smart working es una metodología de trabajo innovadora que cuenta con numerosas ventajas, entre las cuales destacan las siguientes:

Trabajo a distancia y movilidad

El teletrabajo en sí mismo ya supone una ventaja para los empleados, y el hecho de tener plena libertad de movilidad les permite dar con un espacio de trabajo óptimo para ellos. Si bien esto parece ser una ventaja exclusivamente para el trabajador, la empresa también se beneficia de esto debido a la deslocalización del trabajo, que implica un ahorro directo en costes tales como desplazamientos, dietas de los empleados o el alquiler de un espacio común.

Flexibilidad horaria y conciliación

La libertad de horarios es una de las principales ventajas del smart working, ya que permite que sea el empleado el que gestione su tiempo. Esto mejora la conciliación laboral y familiar de los trabajadores, mejorando así su calidad de vida, como mencionábamos anteriormente.

Multiculturalidad y diversidad de disciplinas

En la misma línea de la deslocalización del trabajo que hemos comentado en el primer punto, el hecho de que no haya un espacio común permite que el equipo de la empresa sea más diverso, sumando así multiculturalidad y diferentes puntos de vista. Esto conforma una plantilla plural y enriquecedora que puede contribuir al desarrollo de la empresa en diferentes áreas y disciplinas.

Válido para PYMES y grandes empresas

Debido a su naturaleza, el smart working es un sistema perfectamente apto para gestionar equipos de empresas pequeñas, medianas o grandes, en tanto que el trabajo a distancia y la autonomía de los empleados permite que este se desarrolle sin una supervisión constante, pudiendo así aplicarse a plantillas diversas.

Utilización de últimas tecnologías

La tecnología es el eje central del smart working, en tanto que sin ella sería imposible llevarlo a cabo. La aplicación de nuevas tecnologías y la utilización de recursos tales como Internet y la digitalización de herramientas de empresa hace posible el smart working, ya que esto es lo que permite a los empleados acceder a todo lo que necesitan para cumplir los objetivos y desarrollar su función a distancia. La tarea principal de la empresa que quiere iniciarse en el smart working es la de prescindir de toda herramienta que no pueda digitalizarse, pues el que los trabajadores tengan acceso a todas ellas es crucial para el correcto funcionamiento de esta metodología.

Lo ideal en este sentido es recurrir al sistema de almacenamiento en la nube, pues en él no se puede perder la información importante y está al alcance de todo el equipo.

Eficiencia medida en objetivos

Valorar la eficiencia de un empleado en función del cumplimiento de objetivos y no únicamente de horas trabajadas es una de las características principales del smart working, y supone una ventaja doble, tanto para el trabajador como para la empresa. La gestión del tiempo se vuelve más fácil desde esta perspectiva, y el que se pongan en alza objetivos específicos incrementa la motivación de los empleados, pues, al ver que su eficiencia se mide en resultados, encuentran un incentivo extra para incrementarla. Asimismo, a la empresa le resulta más fácil medir los logros de sus empleados desde un punto de vista objetivo en base a su aporte real a la compañía.

Pese al número de pros que presenta esta forma de gestión empresarial, también cuenta con una serie de desventajas por las cuales todavía son muchas las empresas que no se atreven a dar el paso. Entre los contras del smart working encontramos las preocupaciones que acarrea el teletrabajo en sí mismo, a saber: un incremento en la distracción de los empleados debido a la falta de un espacio de trabajo común; el aislamiento de los trabajadores debido al trabajo a distancia, un efecto colateral de la positiva deslocalización del mismo; y la más importante, la carencia de un marco regulador en la legislación del smart working, como sí tiene, aunque recientemente, el teletrabajo en España.

La falta de un marco regulador en España que incluya el smart working implica que esta filosofía laboral se deja en manos de convenios colectivos y de acuerdos entre las empresas y los trabajadores, por lo que no está contemplado en la legislación laboral. Esta es también una de las principales razones por la que muchos empresarios se muestran reticentes a la idea de incorporar este método a su empresa.

De igual modo, hay que tener presente que el smart working solo puede aplicarse a puestos de trabajo que cumplan con determinados requisitos, pues hay muchos trabajos, especialmente los tradicionales o en los que se requiere una presencia física o un horario específico, en los cuales no puede aplicarse. Esta metodología está pensada para puestos de trabajo de oficina, o cuyo único recurso esencial radique en las tecnologías anteriormente mencionadas.

Diferencias entre teletrabajo y smart working

Debido a que el smart working parte del concepto de teletrabajo, hay quien piensa que se trata de lo mismo. No obstante, hay una serie de diferencias sutiles que separan el smart working del teletrabajo y hacen de él un método de gestión empresarial único y beneficioso por sí mismo.

El teletrabajo es una práctica que, si bien se llevaba a cabo desde antes del inicio de la pandemia, debido a esta tomó impulso, ya que muchas empresas que no lo realizaban hasta entonces optaron por esta medida para poder seguir trabajando aun en estado de alarma y confinamiento domiciliario. Debido a esto el término «teletrabajo» ha comenzado a escucharse con mucha más asiduidad, hasta el punto de haberse convertido en la nueva realidad de muchas personas. No obstante, el teletrabajo como tal implica únicamente trasladar el espacio de trabajo a la casa del empleado, cumpliendo el mismo horario que se cumplía en la oficina.

El smart working, como hemos visto, tiene como punto en común que se realiza a distancia, pero no es imperante que se cumpla un horario específico ni ha de ser necesariamente en la casa del trabajador, este puede realizar su trabajo en el entorno que él prefiera y en el horario que mejor se adapte a sus necesidades. Esto es, en tanto que el smart working es un sistema de trabajo elaborado con objetivos específicos y un funcionamiento que le es propio, el teletrabajo equivale en cierto sentido al traslado de las labores en oficina a la vivienda del empleado.

Cómo implementar el smart working con éxito en tu empresa

Debido a la innovación que supone la metodología smart working, no son muchas las empresas que han decidido implementarla. Teniendo en cuenta los modelos de trabajo que estamos acostumbrados a tratar, la mecánica que plantea el smart working puede suponer una rotura de esquemas, y el iniciarnos en ella puede intimidar al principio por no saber a ciencia cierta cómo gestionar este tipo de método. Hay tres claves a tener en cuenta para implementarla con éxito:

  • Confianza. El smart working implica confiar en la autonomía de los empleados, ya que la gestión del tiempo y la resolución de objetivos queda por entero en sus manos. Por esto es crucial que la empresa confíe en ellos, ya no únicamente para hacer un buen uso de las herramientas digitales asignadas, sino también de responsabilizarse de su propio rendimiento hasta el punto de que la empresa pueda despreocuparse por las horas que realizan a diario.
  • Comunicación. Al no haber una supervisión directa del trabajo, es preciso que exista un mecanismo de comunicación óptimo entre el equipo y la empresa para que esta última esté al tanto de los progresos, los posibles problemas que puedan surgir y, en general, de toda información relevante concerniente al trabajo y a los objetivos a conseguir.
  • Compromiso. El smart working, al igual, en este caso, que el teletrabajo, requiere de un elevado compromiso por parte de los trabajadores, pues son ellos quienes habrán de gestionar y organizar sus propios tiempos y tareas, con el fin último de rendir y alcanzar los resultados planteados. Este punto va en estrecha relación con la confianza, pues la empresa ha de poder confiar en el nivel de compromiso de los trabajadores para que el smart working pueda llevarse a cabo con éxito.

Es también de vital importancia que la empresa cuente con una infraestructura corporativa en la que se puedan centralizar todas las acciones realizadas por el equipo, así como la formación previa de los equipos en el smart working. Es difícil introducir a los empleados en este sistema sin haberlos formado con anterioridad en las características de este método, de ahí que antes de implementarla sea tan importante formar a la plantilla. Asimismo, a la hora de formar equipo, es imprescindible que la empresa busque candidatos con una alta capacidad de autogestión y responsabilidad autónoma, características en las que será preciso formar a los trabajadores que vayan a introducirse en esta modalidad sin haber trabajado anteriormente a distancia.

Es también relevante contar con las tecnologías óptimas y más adecuadas para llevar a cabo este tipo de gestión empresarial, lo que no implica exclusivamente conexión a Internet y acceso a la nube, sino también otras herramientas diseñadas para esta metodología laboral en concreto, como pueden ser aplicaciones corporativas o soporte IT específico.

Las nuevas tecnologías abren ante nosotros un mundo de posibilidades que hasta ahora no se habían contemplado por ser imposibles o poco eficientes, pero el smart working, y las empresas que lo han implementado, demuestran que hoy por hoy se trata de un sistema altamente viable y con múltiples beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores. El smart working trae consigo un necesario cambio de mentalidad por ambas partes, pero asumirlo es el primer paso para conseguir un sistema de trabajo más eficiente y con unas condiciones más favorables para todos los involucrados.