Método Kaizen: ¿qué es y cómo afecta a la productividad de una empresa?

En el mundo competitivo y globalizado de hoy, las empresas deben implementar metodologías que les permitan mejorar su productividad y así resaltar ante su competencia. Hay distintas filosofías que puede seguir una empresa para mejorar su rendimiento y entre estas destaca el conocido método Kaizen.

Esta forma de manejar la empresa busca eliminar todos los desperdicios que se generan en el proceso productivo, como puede ser el exceso de producción o procesos que no son necesarios. Con este método se busca el crecimiento continuo de la empresa y que los procesos mejoren a fin de satisfacer las necesidades de los clientes.

Con la aplicación de este método, se logra en muchos casos aumentar el grado de compromiso de tus empleados así como una mayor tasa de retención del talento humano. Por otra parte, se nota un incremento en la competitividad, una resolución de problemas más eficiente y equipos de trabajo más consolidados.

¿Qué es el método Kaizen?

Este método de trabajo empresarial tiene su origen en el Japón de la postguerra como una estrategia para mejorar la competitividad de las empresas japonesas a nivel mundial. El nombre Kaizen es la combinación de dos palabras japonesas que significan cambio o acción de enmendar algo (kai) y beneficioso o bueno (zen).

Lo que se busca con esta metodología de organización del trabajo es realizar cambios para mejorar los procesos. Se trata de alcanzar metas de manera gradual, pero continuada hasta lograr la mayor perfección posible en todos los procesos dentro de la empresa.

Uno de sus objetivos es eliminar todas las ineficiencias que pueden estar presentes en el proceso de producción. En este sentido, se trata de eliminar todos los desperdicios que puedan generarse en diversos aspectos y que reducen la productividad tales como tiempos de espera, problemas de inventario o exceso de producción.

Entre los beneficios que se pueden obtener al utilizar está metodología, resaltan:

  • Se fomenta el desarrollo de líderes en cada una de las fases del proceso productivo, que motorizan los pequeños cambios para mejorar los procesos.
  • Al valorar el trabajo en equipo y los logros personales, se fomentan valores tanto en el ámbito laboral como personal.
  • Se logran crear hábitos de trabajo que suelen ser muy positivos porque los trabajadores están enfocados en buscar la forma de mejorar la parte del proceso que desarrollan dentro de la empresa.
  • Al lograr mejorar los procesos y disminuir los desperdicios poco productivos, se aumenta el rendimiento, se disminuyen costos y mejora la calidad del producto. Todo esto se refleja en una mayor productividad y una empresa mucho más competitiva.

Filosofía del método Kaizen

Esta metodología está basada en que los pequeños cambios que se van acumulando en el tiempo, se van a reflejar en grandes resultados. Su basamento lo puedes encontrar en el filósofo chino Tao Te Ching quien planteó que “un viaje de mil millas se inicia con un solo paso”.

Su filosofía se basa en la participación de todos aquellos que trabajan en la empresa. Por tanto cada individuo se debe comprometer a mejorar la parte del proceso productivo donde interviene.

En este sentido, todos los empleados tienen responsabilidad para identificar los desperdicios que se producen así como vacíos en el proceso. Así, cada uno en sus niveles de organización está en la capacidad de sugerir mejoras que se pueden aplicar en su área de competencia.

En la filosofía del método Kaizen no debería pasar un día sin que alguna parte del proceso productivo haya mejorado. Se busca optimizar el uso de los recursos y se enfoca en lograr un crecimiento continuo.

Mucho de la filosofía Kaizen está contenida en las 5 S que fueron desarrolladas por la empresa Toyota para lograr una mayor organización y productividad. Las 5 S corresponden a cinco palabras japonesas que son la base de la filosofía Kaizen:

Clasificar (Seiri): hay que aprender a diferenciar lo que es útil de lo que es inútil para realizar tu trabajo de la manera más eficiente posible. Luego elimina todos aquellos elementos que no te sirven en el proceso.

Organizar (Seiton): todo aquello que te es útil para realizar tu trabajo lo debes organizar, dándole una ubicación específica. Asimismo, debes asignarle un nombre y de esta forma disminuir el tiempo invertido en ubicar estos elementos.

Limpiar (Seiso): cada trabajador debe limpiar su sitio de trabajo diariamente a fin de lograr mejoras en su bienestar. Además, la limpieza contribuye a disminuir los riesgos de sufrir accidentes laborales y se lograr incrementar la calidad de los productos.

Estandarizar (Seiketsu): se debe lograr que todos los pasos en el proceso se vuelvan un hábito entre los trabajadores. Para esto hay evaluar todos los pasos anteriores, desarrollar documentos que brinden la información de forma sencilla y crear incentivos para promover la mejora en los procesos.

Autodisciplina (Shitsuke): los trabajadores deben asumir la filosofía de las 5 S y tratar su lugar de trabajo como si fuera su hogar. Por tanto, se debe lograr que asimilen el proceso y participen activamente.

Métodos para mejorar de manera continúa en una empresa

El método Kaizen busca conseguir la mejora continua de los procesos dentro de la empresa hasta lograr la máxima eficiencia y productividad. Entre algunas de las metodologías más usadas para aplicarlo están:

PDCA o círculo de Deming

Es un sistema que lleva cuatro pasos que se encuentra entre los más utilizados y desarrollados para lograr una mejora continua dentro de una empresa. Estos pasos son:

 1.Planificar (PLAN): es la primera fase del inicio del proyecto o negocio, donde debes analizar el estado actual de tu negocio y fijarte las metas a alcanzar. Se define cuál es el problema a resolver y se genera un plan de acción para lograrlo.

2. Hacer (DO): llevar a cabo las acciones que están contenidas en tu plan de acción, el cual debe contemplar un calendario de ejecución. Las tareas se deberían desarrollar priorizando aquellas que se deben realizar primero.

3. Comprobar (CHECK): se debe ir revisando si las acciones ejecutadas están logrando los objetivos propuestos y así poder identificar de forma temprana las ineficiencias y errores en el proceso. Cuando no se han alcanzado los resultados esperados, se debe hacer una revisión y hacer los cambios necesarios para avanzar.

4. Actuar (ACT): si has detectado problemas en el proceso, aplicar las medidas necesarias para resolverlos y corregirlos. Si las acciones son adecuadas se deben estandarizar para que se vuelvan parte del proceso, sin olvidar que siempre deben ser objeto de revisión para ir mejorando de forma continúa.

Los 5 por qué

Se busca una revisión lo más completa posible de las causas para que ocurra un fallo en el proceso productivo. En este sentido, se realizan una serie de preguntas mediante las cuales se busca construir una vía hasta el origen del problema.

Por ejemplo, si un gerente tiene retrasos en la entrega de los informes que le corresponde, se trata de contestar estos por qué:

1. ¿Por qué no has entregado los informes? No he tenido tiempo de realizarlos porque no he logrado conseguir los datos que requiero

2. ¿Por qué nos los has conseguido? Porque el departamento que tiene los datos de los clientes no me los ha suministrado.

3. ¿Por qué el departamento no los ha entregado? Porque no cuentan con los albaranes que recogen la entrega de la mercancía a los clientes.

4. ¿Por qué no cuentan con los albaranes? Porque la persona encargada de recogerlos y organizarlos se encuentra de baja.

5. ¿Por qué no hay una persona que la sustituya? Porque tenemos reducción de personal y no hay nadie capacitado para realizar este trabajo.

De esta forma, puedes detectar que el origen del problema es que te falta el personal calificado para realizar una tarea específica. Al contratar un personal para realizarlo, se debe solucionar toda la cadena de problemas y tener los informes a tiempo.

Estratificación

La información se va organizando y dividiendo en niveles y cuando se detecta un problema, se van seleccionando datos por niveles de información. Así es posible aislar las causas que han causado un fallo determinado y tomar las acciones necesarias para corregirlo y mejorar el proceso.

DMAIC

Es un método que se realiza en cinco pasos que tiene como objetivo solucionar problemas o fallos en procesos en funcionamiento. En el mismo se utiliza toda la información disponible a fin de buscar las causas de problemas complejos.

Sus fases son:

  • Define: establecer cuál es el problema que se busca resolver.
  • Mide: utiliza todos los datos disponibles a fin de conocer el estado del problema que buscas solucionar.
  • Analiza: con base a los datos disponibles se realiza un análisis del problema a fin de localizar las causas del mismo. Asimismo, se deben plantear las acciones a desarrollar para resolverlo y mejorar el proceso.
  • Mejora: lleva a cabo las acciones que se plantearon para mejorar el proceso.
  • Controla: debes hacer un seguimiento y control a las acciones tomadas a fin de determinar si cumplen con los objetivos y efectivamente se mejora el proceso.

Estas son solo algunas de las metodologías disponibles que te permiten aplicar la metodología Kaizen en tu empresa a fin de lograr una mejor continua. Al momento de elegir la que más te conviene, toma en cuenta las características de tu empresa así como su forma de organización.

Ejemplos de empresas que utilizan el método Kaizen

Muchas empresas exitosas en la actualidad han aplicado el método Kaizen y han logrado mejorar sus procesos productivos y generar productos de alta calidad. Entre estas destacan las siguientes:

Toyota

Esta exitosa empresa japonesa comenzó a aplicar esta metodología en la década de los 60 del siglo XX, cuando desarrollaron el sistema de las 5 S. En este sentido, se buscó el aumento de la producción en función de reponer los productos según las necesidades de los clientes.

Por tanto, la producción de la empresa se planifica con base a los pedidos que tienen y de esta manera lograr eliminar una gran cantidad de desperdicios. Asimismo, la filosofía de las 5 S logra que los trabajadores se sientan involucrados y responsables en la mejora de los procesos.

Sony

Otra empresa japonesa de gran reconocimiento mundial que adoptó el método Kaizen en la década de los 80. Con esto pretenden lograr un sistema donde sus productos tengan cero defectos.

Para esto, buscan mejorar los procesos y reducir los desperdicios principalmente en los tiempos y metodologías de ejecución. De esta manera, han logrado producir equipos electrónicos que son reconocidos como de gran calidad en todo el mundo.

Nestlé

Esta empresa utiliza el método Kaizen para lograr un uso más eficiente tanto del espacio como de los recursos que tienen en sus plantas de producción. Igualmente, buscan reducir desperdicio en el uso del tiempo como de los materiales necesarios para fabricar sus productos.

Estos son solo algunos ejemplos de empresas que han logrado una mayor eficiencia con el método Kaizen. Igualmente, hay muchas otras del mundo automotriz como Honda o Ford que lo aplican o grandes cadenas como Starbucks, entre otras.