Los 5 mejores ERP para hoteles

Todo negocio requiere de un sistema de gestión específico y por supuesto óptimo para que todo vaya como la seda, y esto cobra una especial importancia en sectores tan concurridos como es el sector hotelero. Son muchas las tareas que es preciso distribuir y para que los huéspedes estén contentos con el servicio deben cumplimentarse una serie de requisitos de gestión interna al pie de la letra, pues de lo contrario se dificulta sobremanera ofrecer un servicio impecable. Si es tu caso, gestionas un hotel o estás buscando la forma de optimizar tu día a día, en este artículo te explicamos qué es un ERP para hoteles, en qué debes fijarte para escoger uno y cuáles son los cinco mejores actualmente.

¿Qué es un ERP para hoteles?

Las siglas ERP responden a Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo en castellano, Planificación de los recursos de la empresa, y hace referencia a un tipo de software que las empresas utilizan para gestionar determinadas actividades propias de su sector o de su día a día, como pueden ser finanzas, contabilidad, proveedores, etc. En definitiva, el concepto ERP en general se refiere a un programa utilizado para gestionar diferentes sectores de la empresa, y en concreto, un ERP para hoteles es un software que permite organizar, programar y administrar las actividades diarias del hotel desde una única base de datos, simplificando así las tareas del establecimiento.

Un ERP para hoteles es un programa esencial para poder gestionar de forma ágil todos los procesos que se derivan de la reserva de una habitación, centralizando así todas las funciones que se han de llevar a cabo y facilitando, de igual forma, el trabajo de los empleados del hotel al trabajar con un único programa de gestión. Se trata eminentemente del centro neurálgico del hotel, pues en él se centralizan todas las tareas, ya sea Front Office, Back Office, facturación u otras tareas fiscales.

Características de los ERPs para hoteles

Los ERP están pensados para optimizar los procesos de gestión y automatizar determinadas tareas en cualquier sector, pero los ERPs para hoteles son especialmente útiles por la carga de trabajo que conlleva gestionar múltiples habitaciones, múltiples huéspedes y todo lo que ello conlleva. Además, está el plus añadido de que los hoteles dependen en gran medida de su reputación y del nivel de satisfacción de sus clientes, por lo que es necesario ser capaz de ofrecer un servicio óptimo y con un cuidado al detalle milimétrico, y eso solo puede conseguirse con un software de este tipo.

Los ERPs para hoteles se adaptan a las necesidades que presente cada hotel, ya que no todos cuentan con los mismos servicios ofertados para sus clientes. Te permite gestionar las reservas, qué tipo de reserva se ha hecho (todo incluido, bed and breakfast, etc.), horas de entrada y salida tanto de huéspedes como de empleados, gestión de horarios y vacaciones… En definitiva: un ERP para hoteles tiene como función optimizar la gestión de todas las tareas que se desempeñan en un hotel, todas aquellas por supuesto que no pueden no ser llevadas por el equipo humano (como tratar con el cliente o el servicio de limpieza). Además, en su mayoría son perfectamente personalizables para poder gestionar de forma adaptable las tareas que se necesite realizar.

Ahora bien, a la hora de elegir un buen ERP para tu hotel, asegúrate de algunos aspectos clave, como por ejemplo que sea fácil de usar, especialmente para los empleados más veteranos; y que esté en constante actualización para poder mejorar rápidamente cualquier problema, así como que su servicio técnico sea atento y de respuesta rápida.

Beneficios de los ERP para hoteles

Qué beneficios no tienen los ERP para hoteles sería una pregunta mucho más fácil de responder porque la respuesta es que estos softwares tienen cero desventajas. No obstante, si estás al mando de un hotel y quieres mejorar su gestión pero tienes dudas sobre cuál es tu mejor opción, voy a explicarte cuáles son las principales ventajas de contar con un ERP para hoteles:

  • Permiten automatizar tareas. Hay determinadas gestiones en todo hotel que no son difíciles pero que requieren mucho tiempo y además son tediosas, además de repetitivas. Es de vital importancia que se lleven a cabo, pero ralentizan mucho el trabajo de los empleados al tener que ponerse con ellas. Un ERP para hoteles permite automatizar determinadas tareas, como es la generación de facturas, la gestión de proveedores o la gestión de reservas, que pueden llevarse a cabo mediante Internet gracias a este software.
  • Reducen las probabilidades de error. Por muy buenos que seamos en nuestro trabajo es innegable que errare humanum est, por lo que realizar determinadas tareas, bajo estrés o de forma repetitiva, con cansancio acumulado o con la mente en otras tareas más importantes puede facilitar que un empleado humano se equivoque al realizar algunas gestiones básicas pero elementales. Un ERP no solo le quita el problema al empleado, que no tendrá que llevar a cabo tareas de menor calibre y podrá centrarse en lo importante, sino que reducirá significativamente las posibilidades de que se cometa un error en estas gestiones.
  • Aporta información útil. Un ERP también puede ofrecer información sobre el estado de las diferentes áreas del hotel, generando informes gráficos, visuales y muy útiles que permitirá facilitar la toma de decisiones de los responsables del establecimiento. Además, es otra de las tareas que se puede automatizar, introduciendo los datos necesarios y pudiendo ver en tiempo real y siempre que se necesite el estado actual de cada flanco.
  • Facilita la gestión de empleados. Se podrá controlar más fácilmente la gestión de turnos, por ejemplo, al tratarse de algo importante en este sector, así como las vacaciones, los horarios, el tema de fichar a la entrada y a la salida… y además también permite facilitar la gestión de nóminas y sueldos, ¡así que todo son ventajas!
  • Son personalizables. ¿Tu hotel ofrece habitaciones y actividades temáticas? Podrás gestionar más fácilmente qué tipo de reserva tiene qué huésped. ¿Contratas externos para realizar espectáculos? No te preocupes, un ERP te tiene cubierto para saber cuándo viene, para qué viene y cómo se ha de gestionar. ¿Tienes restaurante en tu hotel? Disfruta también de las ventajas de los ERP para restaurantes y gestiona más fácilmente ambos negocios. Sea como sea tu hotel, un ERP te facilitará mucho la vida y, además, te garantizará ofrecer una experiencia óptima a tus clientes.

Los 5 mejores ERP para hoteles

Difícilmente seguirás dudando sobre si necesitas un ERP para hoteles en tu negocio, así que la siguiente pregunta es: ¿cuál contratar? Hemos consultado con un portal especializado en programas de gestión hotelera, así que te traemos una selección de los 5 mejores ERP para hoteles que hay actualmente y entre los que puedes elegir para empezar desde ya a mejorar tu servicio como hotel:

Hotel Manager

Lo mejor de Hotel Manager es que ha sido diseñado precisamente por gente del sector, por lo que cubre a la perfección todas las necesidades que puede presentar un hotel. No tendrás que preocuparte por localizar carencias o por si hay algunas funcionalidades que tu hotel en particular necesita y que no es capaz de ofrecerte, pues Hotel Manager lo tiene todo contemplado, tal y como su propio nombre indica.

Qué nos gusta de Hotel Manager

  • Tiene el sistema en la nube, lo que permite gestionarlo desde cualquier dispositivo y de forma mucho más cómoda y segura al almacenar los datos, evitando así posibles pérdidas si el sistema cae.
  • Incluye un análisis de los huéspedes, en el sentido de que ofrece gráficas con respecto al tipo de huéspedes, estancia, tipo de reserva y grado de satisfacción, aspectos que permiten conocer mejor qué mejoras pueden implementarse en el hotel.
  • Automatiza los pagos.
  • Además de gestionar huéspedes contribuye a gestionar también todo lo relativo al sector de recursos humanos, como son los horarios, las vacaciones, la gestión de turnos, nóminas, etc.

Web oficial de Hotel Manager

Little Hotelier

Como su propio nombre indica, Little Hotelier es un ERP para hoteles orientado principalmente a establecimientos más pequeños. Los hoteles grandes y medianos requieren de unas gestiones que pueden variar bastante de las que necesita poder gestionar un hotel pequeño, por lo que se trata de la opción perfecta para todos aquellos pequeños hoteles que busquen una opción sencilla pero completa que les garantice una gestión óptima.

Qué nos gusta de Little Hotelier

  • Ubicado en la nube, incrementa su facilidad de uso al poder emplearlo desde múltiples dispositivos y ofrecer una mayor seguridad de los datos delicados.
  • Permite automatizar las reservas que se realizan online, agilizando en gran medida la gestión en sí misma del hotel y su día a día.
  • Es capaz de generar bases de datos para evaluación, pudiendo así conocer en mayor detalle la satisfacción de los huéspedes o la agilidad de determinadas tareas a fin de optimizarlas.

Web oficial de Little Hotelier

Cloudbeds

Cloudbeds es una de las opciones predilectas por muchos hoteles a lo largo del mundo, pues de hecho se trata de uno de los ERP para hoteles más conocidos, lo que lo convierte en una opción de renombre que, además está más que capacitado para suplir las necesidades de hoteles de todos los tamaños. Está integrada en muchas plataformas conocidas, lo que permite dar a conocer mejor y en mayor medida el nombre del hotel, incorporando su gestión dentro de sus posibilidades de reserva online.

Qué nos gusta de Cloudbeds

  • Su panel de control permite conocer actualizaciones en tiempo real.
  • Facilita el crecimiento del hotel al introducirlo en las muchas plataformas en las que figura.
  • Permite gestionar no solo las reservas y la gestión completa de los huéspedes del hotel sino también todos los aspectos relativos al personal del establecimiento.

Web oficial de Cloudbeds

RoomRaccoon

La mejor gestión posible de hoteles al poder gestionarlo desde literalmente cualquier lugar del mundo, siempre y cuando tengas Internet. Es una forma muy cómoda de asegurarte que controlas a la perfección lo que ocurre en tu hotel incluso cuando tú no estás en él, o, en caso de que dispongas de más uno, poder saber qué ocurre en todas tus delegaciones sin tener que asistir presencialmente. Está considerado como el mejor software hotelero todo-en-uno según HotelTechAwards, por lo que ya dice bastante sobre la calidad indiscutible y la prestaciones que aporta.

Qué nos gusta de RoomRaccoon

  • Te permite crear ofertas y promociones de forma fácil y rápida.
  • Se sincroniza de forma automática con diversos canales de venta, destacando entre ellos Booking, por lo que permite hacer crecer el hotel.
  • Te permite visualizar la tasa de ocupación en tiempo real, pudiendo saber con un simple vistazo las habitaciones disponibles y el aforo completo.
  • Los datos se almacenan en la nube, por lo que se conservan de forma mucho más segura.

Web oficial de RoomRaccoon

Hotelgest

Por último, pero no por ello el menos importante, Hotelgest. Es uno de los favoritos por muchos establecimientos y es apto para todo tipo de hoteles, desde grandes a pequeños, e independientemente de su número de estrellas, por lo que se trata de una opción versátil y práctica. Su principal ventaja es que nos permite ahorrar hasta un 90% a la hora de realizar tareas diarias ya que automatiza una ingente cantidad de gestiones, por lo que es perfecto para agilizar y optimizar el trabajo de los empleados del hotel.

Qué nos gusta de Hotelgest

    • Una de las herramientas más seguras para la protección de datos mediante su sistema de encriptación.
    • Incluye un espacio de notas privadas para poder facilitárselo a los clientes y conocer de primera mano el nivel de satisfacción, facilitando así la toma de decisiones para mejorar el servicio.
    • Se trata de un software actualizado y siempre en crecimiento, por lo que todo posible bug o carencia se soluciona de forma rápida.
    • Totalmente personalizable.

Web oficial de Hotelgest