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Una factura pendiente de aprobación, dos hojas de cálculo con importes distintos o un informe que obliga a pedir datos a varias personas. Cuando crece el equipo de una ONG, estas situaciones empiezan a ocupar un tiempo que antes se dedicaba a los proyectos. La información que se compartía en una conversación tiene que llegar ahora a más personas, con responsabilidades y necesidades diferentes.
Los primeros procesos que merece la pena digitalizar suelen ser el seguimiento de presupuestos, las aprobaciones de gastos, la gestión de cuotas y donaciones y la preparación de informes. Están conectados entre sí: un gasto afecta al presupuesto de un proyecto, una aportación debe registrarse correctamente y ambos datos pueden acabar en una justificación para un financiador. Si cada área trabaja con registros separados, el equipo tendrá que reconciliarlos una y otra vez.
Presupuestos y gastos de cada proyecto
La persona que coordina un proyecto necesita saber cuánto puede gastar, qué pagos están comprometidos y qué partidas se han consumido. Cuando esa información llega tarde, resulta difícil decidir si una actividad puede continuar como estaba prevista o necesita algún ajuste.
Por eso, el seguimiento presupuestario es uno de los primeros procesos que conviene revisar. Cada gasto debe quedar asociado al proyecto y a la partida que le corresponde, de manera que administración y los responsables de las actividades puedan consultar cifras coherentes. Así es más fácil detectar una imputación incorrecta o una desviación antes del cierre.
Esta forma de trabajar por proyectos requiere herramientas adaptadas al tercer sector. Ekamat ha desarrollado Ekafund sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central para reunir la gestión de proyectos, las finanzas y la relación con socios y donantes. La solución conecta los presupuestos contables con los de cada proyecto e incorpora aprobaciones de facturas y cambios presupuestarios, dos necesidades habituales cuando varias personas intervienen en la gestión de los fondos.
Ekamat combina esta especialización con una solución personalizable y acompañamiento en la implantación. Además, ofrece una sesión de análisis para valorar si Ekafund encaja con la entidad. Ese trabajo previo permite abordar la elección del sistema desde la operativa de la ONG y concretar qué necesita gestionar su equipo.
Antes de implantar una herramienta, la organización también debe acordar cómo identifica sus proyectos, actividades, centros de coste y fuentes de financiación. Si cada área utiliza criterios diferentes, las comparaciones seguirán siendo difíciles. Probar el sistema con un proyecto en marcha ayuda a comprobar si sus responsables encuentran los gastos y entienden el presupuesto disponible.
Aprobaciones de facturas y cambios de presupuesto
En un equipo pequeño, una factura puede revisarse durante una reunión. Cuando aumentan las personas, los proyectos o las sedes, hace falta dejar claro quién autoriza cada gasto y qué ocurre si esa persona está ausente.
Digitalizar las aprobaciones permite ordenar ese recorrido y conservar un registro de las decisiones. La entidad debe definir qué documentos revisa cada responsable, qué operaciones necesitan una segunda validación y cómo se resuelven las excepciones. Esto facilita el control interno y la explicación posterior de los gastos.
Las reglas deben guardar proporción con la operación. Una factura habitual, incluida en el presupuesto, puede seguir un recorrido distinto al de una modificación que afecte a varias partidas. Si todas las gestiones requieren demasiadas revisiones, el equipo acabará buscando atajos por correo o por otros canales.
Para que la aprobación tenga sentido, el responsable necesita consultar la partida, el proveedor y el gasto acumulado del proyecto. Validar con esa información a la vista ayuda a resolver discrepancias sin tener que buscar documentos en varias carpetas o pedir aclaraciones a distintas personas.
Cuotas, donaciones y datos de socios
Las aportaciones periódicas generan tareas que se repiten mes a mes: comprobar importes, aplicar cambios, registrar altas y bajas y mantener actualizados los datos de cada socio o donante. Si captación y administración conservan registros diferentes, una modificación puede quedar reflejada solo en uno de ellos.
Digitalizar este proceso mantiene unida la información sobre la aportación y su gestión económica. En Ekafund, por ejemplo, se pueden configurar contratos con el importe, la periodicidad y las fechas correspondientes para generar las cuotas asociadas a cada socio o donante.
Esos registros también sirven para preparar documentación. La solución incluye la generación del fichero del modelo 182 y el envío por correo electrónico de certificados de donaciones. Revisar los datos personales y fiscales antes de generar los documentos evita trasladar errores a varias entregas. Los casos especiales seguirán necesitando una comprobación individual y, cuando corresponda, asesoramiento.
El acceso a esta información debe ajustarse al trabajo de cada persona. Quien coordina una actividad puede necesitar consultar su presupuesto sin acceder a todos los datos de los donantes. Definir perfiles de acceso y un procedimiento para corregir registros permite compartir la información necesaria sin exponer datos ajenos a cada función.
Informes para dirección, financiadores y socios
La misma ONG puede tener que informar a su órgano de gobierno, a una entidad financiadora y a sus socios. Cada destinatario necesita un nivel de detalle diferente, pero las cifras deben partir de registros coherentes.
Cuando proyectos y contabilidad están conectados, preparar estos informes exige menos comprobaciones de última hora. El equipo puede seguir el recorrido de un gasto y explicar cómo se ha ejecutado el presupuesto, en lugar de reconstruirlo a partir de archivos enviados por varias personas.
Un informe debe indicar el periodo que cubre, los proyectos incluidos y los cambios relevantes. También hace falta acordar cómo se interpreta cada dato. Si una justificación de subvención utiliza criterios distintos de los contables, esa diferencia debe quedar definida en el proceso de gestión. Dejarla para el final obliga a rehacer cálculos y añadir ajustes manuales cada vez que se prepara el documento.
Empezar por un proceso que el equipo pueda completar
Un punto de partida manejable es conectar un proyecto con su presupuesto, las aprobaciones de facturas y un informe de seguimiento. Ese recorrido permite probar clasificaciones, permisos y responsabilidades con trabajo real. Después pueden incorporarse las cuotas y donaciones, aprovechando lo aprendido en la primera fase.
La formación también debe responder a tareas concretas. Los responsables de proyecto necesitan consultar presupuestos y validar gastos. Administración trabaja con registros contables y certificados. Dirección revisa informes. Practicar esas operaciones ofrece al equipo una referencia útil para su trabajo diario.
Tras la puesta en marcha, merece la pena observar qué tareas siguen resolviéndose fuera del sistema. Puede faltar formación, un permiso estar mal configurado o un proceso necesitar una revisión. Entender el motivo permite corregirlo antes de extender la herramienta a toda la organización.
Para elegir por dónde empezar, basta con plantear dos preguntas a cada área: qué dato tiene que introducir varias veces y qué informe le cuesta más preparar. Las respuestas suelen señalar dónde se acumulan las comprobaciones y las consultas internas. Resolver ese punto ofrece una forma concreta de medir el cambio: menos horas de revisión, menos correcciones y más facilidad para conocer el estado de cada proyecto.