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El teletrabajo se ha convertido cada vez más en una opción que utilizan tanto los trabajadores por cuenta propia como las empresas. De tal forma, los empleados no tienen que realizar sus tareas de forma presencial en el sitio donde funciona la empresa y puede ayudar a la conciliación de la vida familiar y personal.
En España se estima que un 8,5% de los trabajadores ejercen sus funciones desde casa, lo cual está muy por debajo de la media europea. Por otra parte, en 2020 se aprobó la legislación que regula el teletrabajo a fin de garantizar los derechos de los trabajadores.
Cada vez más el teletrabajo se está volviendo una opción para muchos trabajadores, principalmente luego de la crisis causada por la pandemia del Covid-19. Esto porque ofrece diversas ventajas como flexibilidad de horarios, reducción de gastos y menor estrés laboral, los cuales se reflejan en una mayor productividad.
¿Qué es el teletrabajo?
Según lo establecido en la legislación laboral, el teletrabajo es aquel en el que el trabajador cumple su actividad laboral principalmente en su domicilio u otro lugar elegido por este. Esto de forma alternativa a realizarlo en el centro de trabajo físico de la empresa.
Según lo establecido en la ley de teletrabajo, esta forma de trabajo ser realiza de forma prevalente mediante sistemas informáticos así como con medios telemáticos y de telecomunicaciones. El mismo se considera voluntario por parte de los trabajadores y los mismos gozarán de los mismos derechos que los trabajadores presenciales.
Además, se indica que se considera que hay teletrabajo cuando más de un 30% de la jornada laboral se cumple fuera del centro de trabajo. También se establece que estos trabajadores tienen el derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo.
Tipos de teletrabajo
Aunque en la Ley de Trabajo a Distancia no se establece una tipificación de los tipos de teletrabajos, estos habitualmente se clasifican en tres tipos. Esto relacionado con el ámbito geográfico donde el trabajador cumple su actividad laboral.
Teletrabajo a domicilio
En este caso el trabajador desarrolla su actividad laboral desde su casa y debe contar con las herramientas necesarias para cumplir con sus funciones. Al realizar este tipo de teletrabajo, lo mejor es que adecúes un espacio en casa donde cuentes con todos los equipos y materiales que vas a necesitar a fin de cumplir con tus tareas.
Si trabajas para una empresa, la misma está en la obligación de brindarte todos los elementos que necesitas para cumplir con tu actividad laboral. Asimismo, debe contar con las plataformas digitales necesarias para que exista una comunicación fluida entre el trabajador y la empresa.
Teletrabajo en telecentro
En este caso, la empresa pone a disposición del trabajador un lugar distinto del centro de trabajo habitual para desarrollar su actividad profesional. Además, tal como lo establece la legislación, el sitio donde se lleva a cabo la actividad laboral debe acordarse entre el trabajador y la empresa.
En el mismo el trabajador debe contar con todas las herramientas necesarias para cumplir con sus tareas así como los equipos telemáticos requeridos. Por lo general, varios trabajadores ejercen sus funciones en este tipo de telecentros.
Teletrabajo móvil
En este tipo de teletrabajo se combinan días de trabajo alternos entre la casa y la oficina, de común acuerdo entre el trabajador y la empresa. Como ya se ha establecido, se considera que hay teletrabajo cuando más de un 30% de las funciones del trabajador se cumplen fuera de su centro habitual de trabajo.
Diferencia entre teletrabajo y trabajo remoto
En muchos casos se suele utilizar teletrabajo como sinónimo de trabajo a distancia o trabajo remoto. Sin embargo, en la Ley del Trabajo a Distancia se establecen diferencias claras entre ambos términos.
Se define así el trabajo a distancia o remoto como aquel que se realiza en el domicilio del trabajador u otro lugar elegido por este. Esto ocurre de manera regular durante toda la jornada laboral o parte de esta.
Mientras que el teletrabajo está considerado como un tipo particular de trabajo a distancia que se caracteriza por el uso de sistemas informáticos o telemáticos. Es decir, para realizar su actividad laboral el trabajador requiere de plataformas digitales que le provee la empresa.
¿Cómo implementar el teletrabajo?
Cada vez más las empresas están optando por el teletrabajo, ya que ofrece un gran número de beneficios para estas y los trabajadores. Al momento de implementar este tipo de modalidad de trabajo en tu empresa, debes tomar en cuenta lo siguiente:
1. Brindar los equipos necesarios a los trabajadores
La empresa está en la obligación de brindar a sus trabajadores todas las herramientas necesarias para poder teletrabajar. Esto incluye los equipos informáticos así como plataformas digitales de comunicación.
Igualmente, se debe garantizar que el trabajador cuente con una conexión a internet estable así como software que tengas antivirus y sistema de entrada seguros. Lo más conveniente es desarrollar un entorno de oficina virtual donde se pueda centralizar toda la información y documentos que van a requerir los trabajadores para cumplir sus funciones.
2. Establecer un reglamento de funcionamiento
Es conveniente que se desarrollen unas normas de funcionamiento que van a regir a los trabajadores en su jornada laboral. Aquí se debe incluir desde los horarios en que deben estar disponibles hasta la forma de gestionar y enviar la información que han generado en sus funciones.
3. Definir los canales de comunicación entre la empresa y los trabajadores
Para garantizar el éxito del teletrabajo, la empresa debe contar con plataformas digitales potentes que le permitan tener una comunicación fluida con sus trabajadores. Se deben definir las herramientas que se utilizarán para realizar reuniones virtuales así como para solicitudes y entrega de tareas.
Esto debe quedar establecido desde el inicio del teletrabajo y los trabajadores tienen que contar con un acceso seguro, ya sea a chats de equipos de trabajo, uso de videollamadas u otros. En este caso particular, resalta la importancia de desarrollar un entorno potente de oficina virtual, donde centralizar todos estos aspectos.
4. Establecer objetivos de trabajo que sean cuantificables
A fin de evaluar si el trabajo realizado por los empleados es efectivo, se deben establecer objetivos claros. Cada trabajador debe saber las tareas que tiene la obligación de realizar y los resultados que se esperan.
Los objetivos planteados deben poder ser medidos a fin de determinar si se están alcanzando los resultados esperados. Esto se logra con una buena organización del trabajo y definición de las tareas de cada uno de los trabajadores.
5. Formación del personal
Se debe invertir tiempo y esfuerzo en capacitar a los trabajadores a fin de que manejen adecuadamente las herramientas tecnológicas que utilizarán para cumplir sus funciones. Asimismo, se debe formar en el uso de otras herramientas que les permitan organizar adecuadamente su tiempo.
6. Mejorar la seguridad informática
Un aspecto clave cuando se trabaja en un entorno virtual por el que se va a transmitir información estratégica de la empresa, es contar con una buena seguridad. En este sentido, lo más conveniente es que el acceso al entorno de la empresa sea mediante una red VPN (red privada virtual).
El uso de este tipo de redes es bastante seguro, porque el trabajador debe tener credenciales que lo autoricen a entrar al entorno donde realiza sus tareas. Asimismo, se debe contar con antivirus potentes, que eviten problemas en los equipos informáticos de los trabajadores.
7. Realizar supervisiones periódicas
Otro factor que puede hacer el teletrabajo más exitoso, es la realización de supervisiones al trabajador cada cierto tiempo. De esta forma, se puede comprobar si está cumpliendo sus tareas de forma adecuada, está alcanzando los objetivos planteados y ha mejorado su rendimiento.
8. Implementación de un plan piloto
Antes de iniciar el teletrabajo con toda la plantilla que se ha seleccionado para tal fin, lo más conveniente es hacer pruebas con menos personas. Esto va a permitir probar las bondades y problemas del entorno virtual, si la forma de organización propuesta es eficiente y corregir los fallos que se presenten en el sistema.
Ventajas del teletrabajo
La implementación del teletrabajo en una empresa puede ofrecer diversos beneficios tanto a los trabajadores como a las organizaciones empresariales:
Para los trabajadores
- Es posible lograr una mejor conciliación de la vida laboral y familiar, tales como ajustar horarios o la atención de menores en casa.
- Ahorro del tiempo invertido en el desplazamiento de ida y vuelta a la oficina que, según el lugar de trabajo, puede ser considerable.
- Se reducen los costes asociados a la alimentación cuando se debe comer fuera de casa así como los asociados al transporte.
- Por lo general se suele reducir el estrés laboral al realizar sus funciones en un ambiente mucho más favorable y que ofrece una mayor seguridad emocional.
Para la empresa
- Se reducen los costes en la adecuación de infraestructuras para funcionar como centros de trabajo y se logra un ahorro de espacio al tener una plantilla presencial reducida.
- El absentismo laboral se reduce, ya que el trabajador tiene mayor flexibilidad para gestionar su tiempo al momento de atender actividades personales.
- Suele contribuir a la retención del talento, ya que el personal más cualificado suele sentirse mucho más cómodo con esta forma de trabajo que le permite gestionar mejor su tiempo.
- Se mantiene una comunicación mucho más fluida y constante con los trabajadores y se suele mejorar el alcance de las metas y productividad, ya que la actividad laboral está mejor planificada.
Desventajas del teletrabajo
Cuando se opta por el teletrabajo como forma de organización de la actividad laboral en una empresa, se pueden presentar algunos inconvenientes tanto para esta como sus trabajadores.
Para los trabajadores
- Puede aumentar el sedentarismo y esto verse reflejado en diversos problemas de salud como lesiones de espalda, obesidad o ansiedad, entre otros. Por tanto, es importante que el trabajador gestione su tiempo para realizar alguna actividad física durante el día.
- El trato con la empresa y los compañeros de trabajo se hace más impersonal y se pierde la oportunidad de una mayor interacción.
- Si el trabajador no maneja bien sus horarios, puede dedicar más tiempo del recomendable en su actividad laboral.
Para la empresa
- La organización de los equipos de trabajo puede ser un poco más complicada, ya que no hay una interacción presencial.
- Se deben hacer cambios importantes en la forma de organización así como en el desarrollo de entornos virtuales adecuados para garantizar la comunicación.
- El control del rendimiento de los trabajadores puede ser un poco más complejo que en el trabajo presencial. Sin embargo, esta dificultad se puede resolver al plantear objetivos que son cuantificables y hacer una supervisión periódica del rendimiento del personal.